Доступ к CRM для сотрудников: кто какие заявки видит

Клиентская база — один из главных активов компании. Давать её целиком каждому новому сотруднику рискованно, а закрыть от всех — значит остановить работу. В CRM Simon права устроены просто: есть администратор, есть операторы и есть переключатель, который решает, нужна ли оператору CRM вообще.

Две роли

Администратор — владелец компании в Simon. Ему доступно всё: все заявки и клиенты, настройка воронок, отчёты по компании, загрузка и выгрузка данных.

Оператор — сотрудник, приглашённый в компанию. Он отвечает в чате и, если ему открыт доступ, работает со своими заявками в CRM.

Какие заявки видит оператор

Оператор видит не все заявки компании, а только три группы:

• заявки, где он ответственный;
• заявки, которые он создал сам;
• заявки без ответственного — чтобы любой свободный сотрудник мог взять их в работу.

Заявки, закреплённые за коллегами, ему не показываются — ни на доске, ни в списке, ни в отчётах. Счётчик у пункта «Заявки» в меню тоже считает только доступные ему.

Что видят все

Контакты клиентов доступны всем сотрудникам с доступом к CRM. Это сделано намеренно: когда постоянный клиент пишет в чат, ответить должен уметь любой оператор, а не только «его» менеджер. Но в карточке клиента оператор увидит лишь те заявки, которые доступны ему самому.

Что может только администратор

• настраивать воронки и этапы;
• загружать клиентов из файла;
• выгружать клиентов и заявки в Excel, CSV или JSON;
• удалять клиентов;
• видеть отчёт по всей компании и задачи всех сотрудников.

Выгрузка закрыта от операторов не случайно: унести базу одним файлом — самый простой способ её потерять.

Как закрыть CRM сотруднику

Не всем нужна CRM. Оператор первой линии, который только отвечает на вопросы и передаёт клиентов менеджерам, может работать в одном чате.

1. Откройте личный кабинет → «Операторы».
2. В карточке сотрудника найдите «Доступ к CRM».
3. Выключите переключатель.

После этого у сотрудника пропадёт значок CRM в меню, а раздел не откроется даже по прямой ссылке. Напоминания о задачах ему тоже приходить не будут, и в списке ответственных его не окажется.

По умолчанию доступ включён. Вернуть его можно тем же переключателем в любой момент — данные никуда не деваются.

Как распределить доступ: три схемы

Маленькая команда, все продают. Доступ к CRM у всех. Заявки приходят ничьими, каждый берёт свободную.

Операторы и менеджеры. Операторы отвечают в чате без CRM. Менеджеры ведут заявки. Оператор оформляет заявку из диалога — дальше ею занимается менеджер.

Отделы. Руководитель-администратор распределяет заявки по менеджерам. Каждый видит только своё, руководитель — всё.

Когда сотрудник уходит

1. Передайте его открытые заявки коллегам — сменой ответственного.
2. Выключите доступ к CRM или удалите оператора из компании на странице «Операторы».

Его комментарии и история в заявках сохранятся, а открытые диалоги в чате вернутся в «новые».

Чего права не заменят

Никакие настройки не защитят базу, если пять человек работают под одной учётной записью. У каждого сотрудника должен быть свой вход: только так в истории видно, кто что сделал, и только так можно закрыть доступ одному, не меняя пароль всем.

Хорошие права доступа незаметны: каждый видит ровно то, что нужно для работы, и не тратит время на чужое.

О назначении ответственных читайте в статье «Ответственный за заявку». О том, как закрепить операторов за сайтами, — в статье «Кто отвечает на каком сайте».