Содержание
У большинства компаний клиентская база уже где-то есть: в таблице Excel, в выгрузке из старой программы, в списке рассылки. Переносить её вручную — дни работы и неизбежные опечатки. В CRM Simon клиентов можно загрузить файлом за пару минут.
Какие файлы подходят
- Excel (.xlsx) — обычная таблица. Старый формат .xls нужно сначала сохранить как .xlsx.
- CSV — текстовая таблица, её умеют выгружать почти все программы и сервисы рассылок.
- JSON — если базу выгружает программист из другой системы.
Ограничения: файл до 2 МБ и до 5000 строк за один раз. Базу больше нужно разделить на части и загрузить по очереди.
Как подготовить таблицу
В первой строке должны быть заголовки. CRM находит колонки по названиям, поэтому их порядок может быть любым:
- Имя — имя человека или название компании;
- Телефон;
- E-mail;
- Компания;
- Должность;
- Заметка.
Обязательно должна быть хотя бы одна из колонок «Имя», «Телефон» или «E-mail». Лишние колонки — «Дата рождения», «Город» — просто пропускаются, удалять их не нужно.
Чтобы не гадать с названиями, скачайте образец на странице «Клиенты» и вставьте свои данные в него.
Загрузка: три шага
- Откройте CRM → «Клиенты» → блок «Загрузка и выгрузка клиентов».
- Выберите файл.
- Нажмите «Загрузить клиентов».
После загрузки CRM покажет, сколько клиентов добавлено и сколько строк пропущено. Загружать клиентов может только администратор компании.
Что происходит с дублями
Если клиент с таким телефоном или e-mail в базе уже есть, строка пропускается — второй карточки не появится. Телефоны сравниваются по цифрам, так что разные скобки и пробелы не помешают.
Благодаря этому один и тот же файл можно загрузить повторно — например, если вы дополнили его новыми строками. Добавятся только новые клиенты.
Что будет с ошибками в данных
- Пустая строка — пропускается.
- Телефон или e-mail с ошибкой — клиент добавится, но без этого поля. Имя и остальные данные сохранятся.
- Нет ни имени, ни контактов — строка пропускается: такую карточку нечем заполнить.
Пять вещей, которые стоит сделать до загрузки
- Разделите слитые поля. Если телефон и e-mail записаны в одной ячейке, разнесите их по колонкам.
- Один клиент — одна строка. Объединённые ячейки и подзаголовки посреди таблицы уберите.
- Проверьте телефоны. Номер должен быть полным, с кодом страны или оператора.
- Удалите тех, кого точно не нужно переносить: тестовые записи, поставщиков, сотрудников.
- Перенесите полезное в «Заметку». Город, источник, дату последней покупки можно собрать в одну колонку — в карточке клиента это пригодится.
Частые вопросы
CSV открывается в Excel «кракозябрами». Это проблема кодировки при открытии файла, на загрузку в CRM она не влияет. Сохраняйте CSV в кодировке UTF-8.
Можно ли загрузить заявки? Нет, файлом загружаются только клиенты. Открытые сделки заведите заявками вручную — контакты клиента подставятся из его карточки.
Кто станет ответственным? Ответственного можно назначить позже в карточке клиента.
Не переносите в CRM всё подряд «на всякий случай». База из двух тысяч записей, половина которых устарела, хуже, чем аккуратная тысяча.
Как устроена база и что хранится в карточке, читайте в статье «База клиентов: как собрать всех покупателей в одном месте». Стоит ли вообще уходить из таблицы — в статье «CRM или таблица Excel».
