Содержание
Почти каждая компания начинает учёт заявок с таблицы: имя, телефон, что хотел, чем закончилось. Это нормально, и не всем нужно что-то большее. Разберём честно, в чём таблица хороша, где она подводит и когда стоит переходить на CRM.
Чем хороша таблица
- Она уже есть. Ничего не нужно подключать и изучать.
- Полная свобода. Любые столбцы, цвета, формулы.
- Удобно считать. Сводные таблицы и графики — сильная сторона Excel.
Если заявок несколько в неделю и ведёт их один человек, таблицы достаточно.
Где таблица начинает подводить
Она ни о чём не напоминает. В ячейке можно написать «перезвонить 15-го», но 15-го таблица промолчит.
Заявки нужно вносить руками. Пришла заявка с сайта — кто-то должен её переписать. В загруженный день это откладывают, и строка так и не появляется.
Нет истории. В ячейке «Комментарий» помещается последняя мысль. Что обсуждали месяц назад и кто менял статус — неизвестно.
Плохо работается вдвоём. Два сотрудника правят один файл, кто-то случайно отсортировал один столбец отдельно от остальных — и телефоны оказались у чужих имён.
Нет ответственных. Столбец «Менеджер» есть, но никто не увидит заявку, у которой он пуст.
Дубли. Один и тот же клиент записан три раза с разным написанием телефона.
Что добавляет CRM
| Задача | Таблица | CRM |
|---|---|---|
| Новая заявка с сайта | Внести вручную | Появляется сама |
| Напомнить о звонке | Нет | Задача со сроком и уведомлением |
| Понять, на каком шаге клиент | Читать столбец «Статус» | Доска с этапами |
| История общения | Одна ячейка | Лента комментариев и изменений |
| Повторный клиент | Новая строка | Привязывается к карточке клиента |
| Конверсия и средний чек | Считать формулами | Готовый отчёт |
| Свои расчёты и графики | Очень удобно | Через выгрузку в Excel |
Пять признаков, что пора переходить
- Заявки ведут два человека и больше.
- Клиенты жалуются, что им не перезвонили.
- Вы не можете за минуту ответить, сколько заявок сейчас в работе.
- В таблице больше пары сотен строк, и найти нужную трудно.
- Часть заявок с сайта до таблицы не доходит.
Таблицу не обязательно выбрасывать
CRM и Excel не исключают друг друга. В CRM Simon клиентов можно загрузить из файла Excel, CSV или JSON — старая база не пропадёт. А заявки и клиентов в любой момент можно выгрузить обратно в таблицу, чтобы построить свой отчёт или передать данные бухгалтеру.
Как перейти без боли
- Загрузите клиентов из таблицы в раздел «Клиенты».
- Открытые сделки заведите заявками вручную — обычно их немного.
- Закрытые сделки переносить не нужно: оставьте таблицу как архив.
- Договоритесь с командой о дате, после которой новые заявки ведутся только в CRM.
Самое важное — последний пункт. Вести два учёта одновременно хуже, чем любой один.
Таблица отвечает на вопрос «что было». CRM — на вопрос «что делать дальше». Пока второй вопрос вам не важен, таблицы хватит.
Что такое CRM и из чего она состоит, читайте в статье «CRM внутри онлайн-чата: заявки, клиенты и воронка продаж в одном окне».
